Was ist die Swiss QR-Rechnung?
Die Swiss QR-Rechnung ist ein standardisiertes Rechnungsformat, das seit dem 1. Januar 2023 verbindlich in der Schweiz ist. Sie ersetzt die bisherigen orange und roten Zahlungsslips (ESR/OCRB-Slips) durch einen QR-Code, der alle wichtigen Zahlungsinformationen enthält.
Der QR-Code ist maschinenlesbar und enthält die kompletten Zahlungsdetails. Zahlungsempfänger können Rechnungen damit viel schneller und fehlerloser verarbeiten – eine Win-Win-Situation für Betriebe und deren Kundinnen und Kunden.
Wer ist betroffen?
Alle Schweizer Betriebe, die Rechnungen in CHF ausstellen, sind betroffen – egal ob Einzelunternehmen, KMU, Handwerker oder Dienstleistungsbetrieb. Die Umstellung auf QR-Rechnungen ist keine Option, sondern Pflicht.
Das gilt auch für Betriebe mit kleinen Rechnungsmengen. Wer bereits eine Rechnungssoftware nutzt, die QR-Rechnungen unterstützt, ist damit schnell auf den aktuellen Stand gebracht.
Pflichtangaben der QR-Rechnung
Eine konforme QR-Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- • IBAN des Rechnungsempfängers (mit CH- oder Liechtenstein-Präfix)
- • Exakter Rechnungsbetrag in CHF
- • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
- • Name und Adresse des Rechnungsstellers (optional, aber empfohlen)
- • Referenznummer (QR-Referenz oder Kreditor-Referenz-Nr.)
- • Zahlungszweck / Rechnungsnummer
Kleine Fehler können dazu führen, dass der QR-Code nicht eingelesen wird. Deshalb ist es wichtig, dass alle Daten korrekt und vollständig sind.
Wie erstellt man eine konforme QR-Rechnung?
Für Betriebe, die noch eine Rechnungslösung suchen, gibt es mehrere Optionen: Spezialisierte QR-Rechnungsgeneratoren online, Excel- oder Word-Vorlagen mit QR-Code-Plugin, oder – am sichersten und einfachsten – eine moderne Rechnungssoftware.
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Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
1. Falsche IBAN Format: Die IBAN muss mit «CH» oder «LI» beginnen und genau 21 Zeichen lang sein. Ein verbreiteter Fehler ist, Leerzeichen in der IBAN zu vergessen.
2. Fehlende oder ungültige Referenznummer: Nutzen Sie entweder eine QR-Referenz (27 Ziffern) oder ignorieren Sie das Feld. Ein Mix aus beiden führt zu Fehlern.
3. Dezimaltrennzeichen: Nutzen Sie bei Frankenbeträgen immer einen Punkt (z.B. 1000.50) oder kein Trennzeichen (100050), nicht ein Komma.
4. Zu kleine oder zu große QR-Codes: Der QR-Code sollte mindestens 46 × 46 mm groß sein, damit er zuverlässig eingelesen wird.
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