Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Offertio (nachfolgend «wir») betreibt die Webapplikation getoffertio.ch. Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an: datenschutz@getoffertio.ch

2. Erhobene Daten

Wir erheben folgende Daten:

• E-Mail-Adresse und verschlüsseltes Passwort (für Anmeldung und Kontoerstellung)
• Firmendaten (Name, Adresse, IBAN, UID-Nr., Steuernummer) — freiwillig eingegeben, serverseitig gespeichert
• Kundendaten (Name, Adresse, E-Mail, UID-Nr. des Kunden) — serverseitig gespeichert für Dokumentwiederverwendung
• Erstellte Dokumente (Offerten, Rechnungen) — Metadaten und PDF-Dateien serverseitig in Supabase gespeichert
• Logo-Dateien (optional, in Supabase Storage)
• Einrichtungsunterlagen von Gründern (Logo, Preisliste, Firmendaten) im privaten Speicher, nur für das eigene Konto sichtbar. Der Eingangszeitpunkt wird gespeichert. Eine Benachrichtigung geht an den Betreiber.
• Dokument-Entwürfe — temporär im lokalen Browser-Speicher (localStorage) für die aktive Sitzung

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die erhobenen Daten werden ausschliesslich zur Bereitstellung der Offertio-Dienste verwendet: Erstellung und Versand von Offerten und Rechnungen, Profilanzeige auf Dokumenten, Dokumentenarchivierung sowie Authentifizierung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. c (gesetzliche Verpflichtung — steuerliche Aufbewahrungspflichten gemäss Art. 70 MWSTG / §147 AO / §132 BAO).

4. Datenspeicherung und Aufbewahrung

Profildaten, Kundendaten und Dokumente liegen in Supabase, Projektregion eu-central-2 (Zürich). Die Anwendung läuft auf Vercel, Functions-Region fra1 (Frankfurt, EU). PDF-Dateien liegen im gleichen Supabase-Projekt.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Als Nutzer sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen während der gesetzlich vorgeschriebenen Frist aufzubewahren: Schweiz 10 Jahre (Art. 958f OR / Art. 70 MWSTG), Deutschland 10 Jahre (§147 AO), Österreich 7 Jahre (§132 BAO). Bitte laden Sie Ihre Dokumente regelmässig herunter.

Dokument-Entwürfe werden temporär im lokalen Browser-Speicher (localStorage) gespeichert und beim Abschliessen oder Verwerfen des Dokuments gelöscht.

5. Auftragsverarbeitung

Offertio nutzt folgende Auftragsverarbeiter, mit denen Datenschutzverträge (DPA/AVV) bestehen:

• Supabase — Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicherung, Region eu-central-2 (Zürich)
• Vercel Inc. — Hosting der Anwendung, Functions-Region fra1 (Frankfurt, EU)
• Stripe — Zahlungsabwicklung des Gründerplatzes (Karte und TWINT, CHF)
• Resend — transaktionale E-Mails, nur wenn der Versand aktiv ist, EU-Region (Irland), Versanddomain getoffertio.ch
• Google LLC — Google Analytics 4 (nur mit Ihrer Einwilligung, IP-Anonymisierung aktiv)

6. Dokument-Weitergabe

Offerten und Rechnungen werden als PDF generiert und lokal auf Ihrem Gerät gespeichert oder über die native Teilen-Funktion Ihres Geräts weitergegeben (z.B. per WhatsApp, E-Mail aus Ihrem eigenen E-Mail-Programm, etc.). Offertio sendet keine Dokumente über eigene Server an Dritte — der Versand erfolgt ausschliesslich durch Sie.

7. Cookies & Tracking

Technisch notwendige Cookies: Offertio verwendet Cookies für die Authentifizierung (Supabase Auth Session). Diese sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung.

Analyse-Cookies (optional): Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 zur Verbesserung unserer Dienste. Dabei wird Ihre IP-Adresse anonymisiert (IP-Anonymisierung). Es werden keine Marketing-Cookies oder Werbe-Tracker eingesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit im Cookie-Banner widerrufen, indem Sie den Eintrag «offertio-analytics-consent» in Ihrem Browser-Speicher (localStorage) löschen.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenportabilität (Art. 17 & 20 DSGVO / Art. 32 DSG).

• Datenexport: Sie können in den Einstellungen jederzeit Ihre Offerten, Rechnungen und Kunden als CSV sowie die PDFs als ZIP herunterladen. Ein JSON-Export von Profil, Dokumenten, Kunden und Vorlagen steht ebenfalls bereit. Der Export enthält nur Ihre eigenen Daten.
• Kontolöschung: Sie können Ihr Konto jederzeit in den Einstellungen löschen. Die Löschung entfernt Ihre Profildaten und Vorlagen.

Bitte beachten Sie: Dokumente, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten, müssen Sie vor der Kontolöschung selbst sichern.

9. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns unter: datenschutz@getoffertio.ch