Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail verschickt wird. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat mit Informationen in XML-Struktur – quasi ein maschinenlesbarer Rechnungsbeleg, den Systeme direkt verarbeiten können.
Der große Vorteil: Rechnungsprozesse können automatisiert werden, Fehler beim Auslesen und Erfassen entstehen nicht mehr, und die Verarbeitung wird deutlich schneller. Das spart beiden Seiten Zeit und Kosten.
Die gesetzliche Pflicht: Wer ist ab wann betroffen?
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist gestaffelt und betrifft unterschiedliche Unternehmensgrößen zu unterschiedlichen Zeitpunkten:
- • B2B Empfangspflicht: Ab 27. November 2024 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- • Ausstellungspflicht Großunternehmen: Ab 1. Januar 2025 müssen Großunternehmen (≥ 250 Mitarbeiter) E-Rechnungen ausstellen.
- • Ausstellungspflicht KMU: Ab 1. Januar 2027 trifft die Ausstellungspflicht auch KMU und Kleinunternehmen.
Das heißt konkret für Sie: Schon seit November 2024 sollte Ihr System E-Rechnungen verarbeiten können. Wenn Sie ein Kleinunternehmen sind, haben Sie bis spätestens Ende 2026 Zeit, auf E-Rechnungen umzustellen.
ZUGFeRD vs. XRechnung – Was ist der Unterschied?
Bei der deutschen E-Rechnungspflicht tauchen zwei Formate auf:
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums Elektronische Rechnung Deutschland)
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Die Rechnung ist weiterhin im PDF sichtbar (für Menschen), enthält aber zusätzlich die strukturierten Daten als XML-Datei eingebettet. Das macht es besonders praktisch für B2B-Rechnungen zwischen Privatunternehmen. Aktuell ist ZUGFeRD 2.3.2 der Standard.
XRechnung
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Humanlesbarkeit. Es wird hauptsächlich für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber verwendet. Für Kleinunternehmen ist ZUGFeRD die praktischere Lösung.
Was bedeutet das für Selbstständige und Kleinunternehmer?
Konkret sollten Sie folgende Schritte planen:
- • System prüfen: Kontrollieren Sie, ob Ihre aktuelle Rechnungssoftware oder Buchhaltung E-Rechnungen (insbesondere ZUGFeRD) verarbeiten kann.
- • Auf Nachrichten reagieren: Wenn wichtige Geschäftspartner E-Rechnungen von Ihnen fordern, sollten Sie reagieren und Ihre Lösung entsprechend anpassen.
- • Migration planen: Bis spätestens Ende 2026 sollten Sie interne Prozesse umgestellt haben, um E-Rechnungen zu versenden.
- • Software auswählen: Eine moderne Rechnungssoftware sollte ZUGFeRD 2.3.2 aus dem Kasten unterstützen.
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- • Zusätzlich: QR-Rechnungen für die Schweiz und E-Rechnungen mit allen erforderlichen Metadaten
Sie können sich entspannt zurücklehnen – Compliance und Standardkonformität sind damit sichergestellt.
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